E-Rechnungen – Pflicht ab 01.01.2025
Wir fassen auf dieser Seite eingedampft zusammen, was wir über die kommende Pflicht zur E-Rechnung wissen. Die Informationen dieser Seite dienen nur zur Orientierung und ersetzen nicht den Informationsaustausch mit einem Steuerberater.
Die gesetzliche Grundlage
Das Bundesfinanzministerium (BMF) plant, zu einem späteren Zeitpunkt ein elektronisches Meldesystem für nationale B2B-Umsätze einzuführen. Dabei orientiert sich das BMF an den Vorgaben der EU, um die Meldungen für nationale sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze möglichst einheitlich zu gestalten. In diesem Zusammenhang wird diskutiert, ob der Rechnungsaustausch bei Einführung des Meldesystems optional entweder über eine staatliche E-Rechnungs-Plattform oder über private E-Rechnungs-Plattformen abgewickelt werden soll. Diese Plattformen würden zukünftig alle steuerrelevanten Daten an die Finanzverwaltung übermitteln.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, ist nach geltendem Recht eine Rechnung, die in digitalem Format erstellt und empfangen wird. Ein gängiges Beispiel dafür ist die PDF-Rechnung, die in einem Buchhaltungsprogramm erstellt und per E-Mail versendet wird. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, die auch auf einer traditionellen Papierrechnung zu finden sind, jedoch in digitaler Form. Seit 2011 sind elektronische Rechnungen rechtlich gleichwertig mit Papierrechnungen, auch für den Vorsteuerabzug.
Das Wachstumschancengesetz bringt eine neue Definition für elektronische Rechnungen mit sich. Zukünftig gelten Rechnungen nur dann als E-Rechnungen, wenn sie
- in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden,
- die elektronische Verarbeitung ermöglichen und
- den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen.
Auf den ersten Blick erscheinen solche E-Rechnungen oft schwer verständlich, da sie häufig in Form von XML-Dateien vorliegen, die viele kryptische Zeichen enthalten. Dank der strukturierten Darstellung können sie jedoch problemlos von entsprechenden Programmen verarbeitet werden. Die EN-Norm EN 16931 legt fest, welche Rechnungsdaten an welcher Stelle im Dokument stehen müssen.
Allerdings erlaubt das Wachstumschancengesetz auch die Verwendung anderer strukturierter elektronischer Datenformate, sofern diese zwischen den Beteiligten vereinbart werden. Die Bedingung ist, dass das Format die korrekte und vollständige Extraktion der Pflichtangaben aus der Rechnung ermöglicht und entweder der EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist. Dies soll insbesondere die weitere Nutzung der weit verbreiteten EDI-Standards gewährleisten.
Streng genommen haben elektronische Rechnungen also kein optisch ansprechendes Design mehr, sondern bestehen nur noch aus Code. In Deutschland sind wir bereits mit der EN 16931 in Form der XRechnung und des ZUGFeRD-Formats vertraut.
Wen betrifft die Pflicht zur E-Rechnung?
Die Verpflichtung zur Ausstellung und Annahme von E-Rechnungen betrifft alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland. Das bedeutet, dass jede Transaktion zwischen zwei Unternehmen, die bisher durch eine Papierrechnung abgewickelt wurde, ab dem 01.01.2025 durch eine elektronische Rechnung ersetzt werden muss. Dies betrifft Unternehmen unabhängig von ihrer Größe oder Branche.
Ausnahmen & Übergangsregelung
Die Pflicht zur E-Rechnung für B2B-Geschäft tritt zwar zum 01.01.2025 in Kraft, ist allerdings mit einer Übergangsphase verbunden. Nicht alle Unternehmen oder Vorgänge unterliegen dieser Verpflichtung. Hierzu dazu die Fakten:
Gelten PDF-Rechnungen als E-Rechnungen?
Nach aktueller Rechtslage gilt eine Rechnung bereits als elektronische Rechnung, wenn sie in einem beliebigen digitalen Format erstellt und empfangen wird. Eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung wird daher bereits als elektronische Rechnung betrachtet. Die Anforderungen an solche elektronischen Rechnungen sind derzeit noch relativ gering.
Allerdings erfüllt eine PDF-Rechnung, die elektronisch und per E-Mail verschickt wird, nicht die zukünftigen Anforderungen nach EN 16931. Diese Norm erfordert, dass die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt, also als strukturierter Datensatz. Ein einfaches Bild oder eine eingescannte PDF genügen hierfür nicht.
Um den Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer Rechnung in einem strukturierten Datensatz zu verdeutlichen: Bei einer PDF-Rechnung kannst du das Rechnungsdatum (oder jede andere Information) beliebig platzieren – oben links, unten rechts oder in der Mitte. Es gibt keinen festgelegten Standard, wo diese Informationen erscheinen müssen.
Für Texterkennungssoftware (OCR) ist es daher oft mühsam, diese Angaben korrekt und vollständig zu erfassen. In einem strukturierten Datensatz hingegen befindet sich dieselbe Information immer an derselben Stelle, was die automatische Verarbeitung erheblich erleichtert – ein echter Vorteil für alle, die auf Automatisierung setzen.
