Die Arbeitszeiterfassung ist eine der grundlegenden Funktionen im Personalmanagement. Sie ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeitsorganisation und ermöglicht es Arbeitgebern, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter*innen zu verfolgen, um sicherzustellen, dass sie angemessen bezahlt werden und die Arbeitszeitvorschriften eingehalten werden. In der Vergangenheit wurde die Arbeitszeiterfassung manuell durchgeführt, aber in den letzten Jahren hat die Digitalisierung die Art und Weise verändert, wie wir arbeiten und wie wir die Arbeitszeiten erfassen. In diesem Artikel werden wir die Notwendigkeit der digitalen Arbeitszeiterfassung untersuchen.

Die Vorteile der digitalen Arbeitszeiterfassung sind zahlreich. Erstens ist es viel schneller und effizienter als die manuelle Methode. Mitarbeiter*innen können ihre Arbeitszeiten bequem von ihren Smartphones oder Computern aus erfassen und die Daten werden automatisch in das System des Arbeitgebers übertragen. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlern, die bei der manuellen Erfassung häufig auftreten können.

Ein weiterer Vorteil der digitalen Arbeitszeiterfassung ist, dass sie es Arbeitgebern ermöglicht, die Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften und Überstundenregelungen besser zu überwachen. Die Software kann automatisch Überstunden und Urlaubstage berechnen und sicherstellen, dass die Arbeitnehmer*innen die vorgeschriebenen Pausen einhalten.

Darüber hinaus bietet die digitale Arbeitszeiterfassung auch eine höhere Transparenz und ermöglicht es Arbeitgebern, einen besseren Überblick über die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiterinnen zu erhalten. Mitarbeiterinnen haben auch Zugang zu ihren eigenen Daten, was zu mehr Transparenz und Vertrauen in das Unternehmen führen kann.

Ein weiterer wichtiger Vorteil der digitalen Arbeitszeiterfassung ist die Möglichkeit der Analyse von Arbeitszeitdaten. Arbeitgeber können die Daten analysieren und Trends erkennen, die ihnen helfen, die Arbeitsbedingungen ihrer Mitarbeiter*innen zu verbessern. Zum Beispiel kann eine hohe Anzahl von Überstunden auf ein ineffizientes Arbeitsumfeld hinweisen, das verbessert werden muss.

Die Einführung eines Prozesses zur digitalen Arbeitszeiterfassung muss aber hinlänglich geplant werden. Es gibt hier zahlreiche Vorbereitungsmaßnahmen die getroffen werden müssen um diesen neuen Prozess zu legitimieren. Das Unternehmen muss beispielsweise die datenschutzrechtliche Aufbereitung des Vorganges dokumentieren.

Bei Unternehmen mit einem Betriebsrat, muss dieser der Einführung einer digitalen Arbeitszeiterfassung zustimmen, da es sich um eine Änderung der Arbeitsbedingungen handelt und der Betriebsrat gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) bei der Einführung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu überwachen, mitbestimmen darf.

Das bedeutet, dass der Arbeitgeber den Betriebsrat über die geplante Einführung der digitalen Arbeitszeiterfassung informieren und ihn um Zustimmung bitten muss. Der Betriebsrat hat das Recht, die Einrichtung abzulehnen oder Änderungen zu verlangen, wenn er der Meinung ist, dass die Maßnahme den Interessen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer widerspricht.

Es ist jedoch zu beachten, dass es in bestimmten Fällen auch ohne Zustimmung des Betriebsrats möglich ist, eine digitale Arbeitszeiterfassung einzuführen, wenn diese beispielsweise bereits gesetzlich vorgeschrieben ist oder wenn es sich um eine Maßnahme handelt, die der Sicherheit und dem Gesundheitsschutz dient. In diesem Fall muss der Arbeitgeber jedoch die Gründe für die Einführung der Maßnahme sorgfältig dokumentieren und nachweisen können, dass er die Interessen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer angemessen berücksichtigt hat.

Die Einführung einer digitalen Arbeitszeiterfassung kann eine Vielzahl von datenschutzrechtlichen Herausforderungen mit sich bringen, insbesondere im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten. Im Folgenden sind einige wichtige Punkte aufgeführt:

1. Erfassung personenbezogener Daten: Bei der Einführung einer digitalen Arbeitszeiterfassung werden personenbezogene Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontaktdaten und Arbeitszeit erfasst. Es ist wichtig sicherzustellen, dass diese Daten nur für den vorgesehenen Zweck verwendet werden.
2. Speicherung von Daten: Die erfassten Daten müssen sicher gespeichert werden, um eine unbefugte Nutzung oder Verarbeitung zu verhindern. Dies erfordert eine sichere Speicherung und Schutzmaßnahmen gegen Datenverlust oder Datenmissbrauch.
3. Zugriff auf Daten: Nur befugte Personen sollten Zugang zu den erfassten Daten haben. Es ist wichtig, die Zugriffskontrollen und die Zugriffsrechte sorgfältig zu planen und umzusetzen, um sicherzustellen, dass Daten nur von autorisierten Personen eingesehen oder verarbeitet werden.
4. Einwilligung und Transparenz: Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Verarbeitung ihrer Daten informiert sind und ihre Einwilligung zur Erfassung und Verarbeitung der Daten geben. Es ist auch wichtig, transparent über die Verarbeitung von Daten zu sein, um das Vertrauen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die digitale Arbeitszeiterfassung zu erhalten.
5. Löschung von Daten: Die erfassten Daten müssen nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden, um sicherzustellen, dass keine personenbezogenen Daten unnötig gespeichert werden.
6. Datensicherheit und Datenschutzmanagement: Es ist wichtig, ein angemessenes Datenschutz- und Datensicherheitsmanagement zu implementieren, um sicherzustellen, dass die erfassten Daten sicher und rechtskonform verarbeitet werden. Dazu gehört auch die Erstellung von Datenschutzrichtlinien und die Schulung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Umgang mit personenbezogenen Daten.
7. Risikoanalyse und Folgenabschätzung: Vor der Einführung einer digitalen Arbeitszeiterfassung sollte eine Risikoanalyse und Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt werden, um potenzielle Risiken und Auswirkungen auf die Privatsphäre von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu identifizieren und zu minimieren.

Die datenschutzrechtliche Aufbereitung des Vorganges, sollte zwingend im Vorfeld geschehen, auch bevor es dem Betriebsrat zur Absegnung vorgelegt wird. Es empfiehlt sich zudem, eine Vertretung des Betriebsrates bei der datenschutzkonformen Aufbereitung zu beteiligen. Dies sorgt für maximale Transparenz und kann bei der Kommunikation zwischen Unternehmen und Betriebsrat hilfreich sein.

Da die Prozesse sehr umfangreich sind, werden Sie um entsprechende Experten selten herumkommen. Für die technische Ausgestaltung des Prozesses der digitalen Arbeitszeiterfassung empfehlen wir den Dienstleister Global Guard GmbH . Das Unternehmen verfügt über individuelle Lösungen von verschiedenen Technikpartnern. Zudem lohnt es sich einen Partner zu haben, der in der Lage ist, die technischen Prozesse den Anforderungen des Unternehmens in Abstimmung mit dem Betriebsrat anzupassen.

Oft reicht hierzu die Expertise des Datenschutzverantwortlichen innerhalb des Unternehmens nicht aus. Um die datenschutzkonforme Ausarbeitung zu gewährleisten, unterstützen wir Ihr Unternehmen gern. In Zusammenarbeit mit unserem Partner makotech GmbH erarbeiten wir die Implementierung der Arbeitszeiterfassung in ihrem Datenschutzmanagement und gebe Ihnen hilfreiche Handlungsempfehlungen für die Zukunft und helfen bei der Kommunikation mit ihrem Betriebsrat.